Digital Management of Invoices
This is the most popular module in the V-Desk system. It ensures efficient and streamlined invoice processing in an organization. With electronic invoice flow implementation we make sure the crucial documents are safe from being lost or damaged processed without any hassle or delays and on- time payment follows.
Trusted by leaders of all industry
Leverage electronic invoice flow to effortlessly manage documents
A company means business based on finance transactions, which must be documented with invoices.
The finance documents are of the key importance, and they include all sorts of valuable menagemental information. As the element of workflow in accountancy, they take part in the invoice processing. The invoices are also matched with contracts, purchase orders, procurement in every company.
With digital flow of invoice documents all stages of the work are automated resulting in its optimization, efficiency and smooth—running.
Move your company to a higher level in document management, leveraging the electronic workflow. Save time, eliminate mistakes and errors, digitizing invoices.
“Baxter has been provided with the electronic system to facilitate circulation of invoice documents. (…) The V-Desk system has given us full automation. Its implementation to Baxter has introduced a lot of positive changes in the area of invoice management, such as:
– More rapid and effective processing of documents,
– Full control of the process and documents,
– Quick and easy access to documents from the Czech Republic and Poland in one system
– Elimination of paper documents”
IT Manager CZ, SK &SEE, Baxter International Inc
Peter Jericha
Electronic invoice management
Timely payment warranty and the highest service quality
How a company benefits?
- Process efficiency improvement
- Savings on materials (printing, paper, ink, printer services)
- Advanced finance reports (Business Intelligence)
- Safe document archiving and storage
- Clear task assignment
- Timely VAT payments
How an employee benefits?
- Saves time on document registration
- System notifications, alerts
- Repetitive tasks automation
- Manual tasks reduced to minimum
- Timely task completion
- Reduces errors in data entry
Let’s find out how to streamline invoice flow and invoice process management in Your company.
What is an electronic invoice ?
Strong trend of digital transformation has resulted in a popularity of electronic invoicing. An electronic document is a digital form of a traditional paper invoice. It is either submitted by electronic mail or with a System designed to transfer e- invoices in standardized structured data formats. Such systems become more and more popular in Europe and around the world.
At the moment, both paper and digital invoices are allowed. Submitted in paper by traditional mail or as files through computer massaging networks. Structured data formats of electronic invoices are transmitted by electronic invoicing platforms. For example PEF in Poland, Sistema di Interscambio in Italy.
Primesoft’s expert comments
„The benefits are multitude. Invoices are easy to track and find, they are securely stored freeing space in the storage files, the whereabouts of the documents are known to the person responsible for the document. We have real-time control of who receives access to which documents at a given time. By reducing the amount of paper used and processed in a company, we are ecologically responsible.
It is not only important but also beneficial to be environment friendly. We cut down on paper, toner cartridges, post and shipment fees. We process faster, optimizing the employer’s work.”
Account Manager in Primesoft Polska
Michał Matejko
Example of invoice management in digital workflow system
- A registered invoice is submitted to a manager for approval and description. She/he receives the task at the virtual desk. This is the stage of matching it with a purchase order, contract or other document which legitimates the cost.
- Within the system, cost breakdown and cost centers are assigned. It is possible that one invoice receives multiple cost centers and is approved by several system users.
- At the final stage of the process, the system notifies a person who is responsible for the project to stay in control and on budget
- Bookkeeping department receives the invoice for the final more detailed description, check up of the payment method and submits it for the payment
What are the advantages of invoice management with V-Desk?
It is very important that incoming invoices, regardless of their form or source of submission, were processed and realized properly. It ensures electronic invoice management in the customized V-Desk system.
Main advantages of electronic invoice processing in the V-Desk system:
- tailor suited to the needs of an organization
- flexible, developed and streamlined on each stage of implementation and support, integrated with any ERP system
- technologically developed and advanced tools
- meet requirements of high security standards
- ensures compliance with laws
The V-Desk system supports all companies in managing both paper and e-invoices. The system features and functionalities allow speeding up and streamline the processing of all kinds of purchase invoices.
“Primesoft Polska proved itself as a reliable partner and we are ready to confirm that as a result of this cooperation Krasta Auto has been provided with the electronic system to facilitate circulation of purchase invoice documents supported by text recognition technology. We confirm that together with the implementation of correspondence, agreements register and archive documents register we have received a powerful platform that not only automates management of these business processes but also optimizes projec’s performance on a business level.”
General Manager in JSC Krasta Auto, Inchcape Motors, Lithuania
Aurimas Tamasauskas
Main functionalities of Digital Invoice Management in the V-Desk system
Implementation of the Solution – benefits and possibilities
Invoice register automation
Rejestracja faktury możliwa jest na kilka sposobów w zależności od formatu dokumentu:
- Skanowanie faktur z użyciem kodów kreskowych.
Opatrzone kodami papierowe faktury mogą zostać zarchiwizowane, a w obiegu zostaje dokument elektroniczny. - Faktury elektroniczne.
Źródłem podawczym dla wprowadzanych dokumentów są skrzynki mailowe z których pobierany jest dokument. Użytkownik otrzymuje powiadomienie o pojawieniu się nowych faktur w systemie. - Pobieranie faktur z innych systemów, np. KSeF
Aplikacje mobilne z wbudowanym systemem OCR, przykładem jest aplikacja Scan&Paste. Dane z skanowanej faktury przekazywane są do systemu, w którym automatycznie tworzy się dokument elektroniczny inicjujący proces obiegu faktury.
Dane nagłówkowe i pola dokumentów są automatycznie rozpoznawalne i uzupełnianie ze 100 % zgodnością w stosunku do oryginału.
Integration with National einvoicing Systems
V-Desk System integrates with National eInvoicing Systems for structured data formats of invoices. The system is ready to transfer and receive the invoices in the format compliant with EU requrements.
The integration allows for an easy and automated transmitting of invoices and their visualisation for a comfort of a user .
The retrieval and transmitting of the cost and income invoices are ensured. Full report of all invoices received is available.
Bar codes for fast and streamlined invoice regster
Wykorzystywane podczas skanowania kody kreskowe ułatwiają i usprawniają pracę osobom rejestrującym dokumenty.
Dzięki skanowaniu w procesie uczestniczy już tylko zdigitalizowany dokument, a papierowa jego wersja może zostać zarchiwizowana. W razie potrzeby odszukanie oryginału będzie dla użytkownika łatwe i szybkie dzięki numerowi z kodu kreskowego.
Po zeskanowaniu system automatycznie rozpoznaje dokument i podpina jego obraz w procesie skanowania. Kody kreskowe stanowią numer identyfikacyjny każdego dokumentu oraz zawierają informację dotycząca osoby rejestrującej, a także datę rejestracji. Stanowią alternatywę dla tzw. Pieczątki „wpłynęło”. Kody kreskowe ułatwiają także archiwizację papierową dokumentów oraz usprawniają proces wyszukiwania oryginałów.
Invoice OCR – automation of document registration
OCR (ang.Optical Character Recognition) faktur przyspiesza etap wprowadzania danych o dokumencie do systemu, analizując zeskanowany obraz dokumentu i uzupełniając odczytanymi wartościami pola opisujące dokument np. NIP, nr rachunku bankowego, data wystawienia faktury, itd.
Wiąże się to z automatycznym przekazywaniem rozpoznanych treści do innych aplikacji i systemów obiegu dokumentów księgowych, które używane są w firmie.
Rozwijany i udoskonalany przez Primesoft program OCR usprawnia rejestrację wysokiej liczby dokumentów. Skuteczność i jakość odczytu danych wynika z zastosowania mechanizmów uczących się w setkach projektów wykonanych dla naszych Klientów. Korzystając z elektronicznego obeigu faktur w oprogramowaniu od Primesoft zyskujesz nie tylko szybkie narzędzie do przetwarzania danych, ale także minimalizujesz ryzyko błędów, które mogłyby powstać podczas ręcznego przepisywania danych z faktur.
Funkcja inteligentnego odczytu danych umożliwia przeglądanie treści dokumentów, wyszukiwanie i przeszukiwanie za pomocą słów kluczowych w wymiarze pełnotekstowym.
Podczas weryfikacji użytkownik widzi podświetlone pola co usprawnia czynność weryfikacji rozpoznanych danych.
Weryfikacja podmiotów z faktur – integracja z ministerialną bazą danych
Jednym z elementów poprawności faktury jest potwierdzenie autentyczności danych wystawcy. Weryfikacja z zewnętrznymi, oficjalnymi systemami baz danych odbywa się automatycznie, bez konieczności przełączania się pomiędzy nimi.
System łączy się ułatwiając weryfikację podmiotów z API następujących rządowych baz:
- Biała Lista
- Rejestr REGON
- Rejestr podatników VAT
- KRS/CeiDG
Podczas weryfikacji danych nie ma potrzeby logowania się i przeszukiwania zewnętrznych dostępnych rejestrów, pracę te może wykonać za użytkownika system.
Description of invoice document
Jednym z etapów dekretacji faktur jest rozpisanie kosztów na poszczególne linie, czyli przypisanie do różnych Miejsc Powstawania Kosztów (MPK). Import planu kont oraz elastyczne definiowanie liczby wymiarów opisujących jedną linię faktury wzmacnia wymiar kontroli wydatków.
Użytkownicy uzyskali możliwość akceptacji linii kosztowych przypisanych do MPKów oraz opisu dokumentu pod kątem kosztowym.
Differentiating levels of permissions
System pozwala na zarządzanie uprawnieniami i nadawanie ich zgodnie ze zdefiniowanym wcześniej modelem.
Nadawanie uprawnień do poszczególnych dokumentów czy narzędzi oraz możliwość przypisywania osób odpowiedzialnych za zadanie zwiększa kontrolę i gwarantuje bezpieczeństwo gromadzonych danych, analiz i zestawień informacji.
Uprawnienia mogą być definiowane dla pojedynczych użytkowników lub grup, a także ograniczać się tylko do poszczególnych dokumentów i działań, np. akceptacji faktury.
Bezpieczeństwo danych w obiegu faktur
Wobec dokumentu jakim jest faktura stawia się szczególne wymagania prawne. Przetwarzając je w Systemie V-Desk można mieć pewność, że wszystkie one zostają spełnione. Pośród naszych klientów, a tym samym użytkowników systemu są instytucje finansowe, banki i jednostki publiczne dla których poufność, autentyczność oraz sposób przechowywania dokumentów są priorytetowe.
W elektronicznym obiegu faktur Primesoft Polska dokumenty finansowe są właściwie zabezpieczone za pomocą:
- autoryzowanych dostępów do systemu i poszczególnych dokumentów,
- monitoringu logów,
- wersjonowaniu dokumentacji,
- protokół SSL,
- szyfrowanie haseł,
- jednorazowe klucze sesji,
- logi każdej wizyty,
- rejestracji pobrania dokumentu,
- rozbudowany mechanizm uprawnień,
- ISO 27001.
Kontrola wydatków w elektronicznym obiegu faktur
Poprzez zestawienie z innymi dokumentami w jednym procesie możliwa jest natychmiastowa weryfikacja zasadności faktury, np. zestawienie z dokumentami PZ. Natomiast, powiązanie dokumentu z zamówieniem, czy dokumentem zapotrzebowania daje kontrolę i planowanie wydatków przed powstaniem zobowiązania, co pozytywnie wpływa na zarządzanie budżetem w firmie.
Raportowanie i powiadomienia, integracja z Power BI w obiegu faktur
Wszystkie dane finansowe gromadzone w systemie w procesie weryfikacji i akceptacji faktur stanowią znakomite źródło wiedzy o firmie. Informacja prezentowana jest w postaci rozbudowanych i zawsze aktualnych statystyk i dostępna w formie raportów. Integracja z systemem Power BI (business intelligence) umożliwia znacznie bardziej rozbudowaną i wielowymiarową analizę przekazywanych z systemu V-Desk danych.
Monitoring i kontrola procesu obiegu faktur w firmie
System eskaluje nie podjęte zadania oraz umożliwia raportowanie bieżących aktywności i statusów spraw czy projektów.
Wbudowane i aktualizowane automatycznie statystyki pozwalają kontrolować funkcjonowanie procesów oraz analizować czas realizacji zadania. Dodatkowo, moduł pozwala na zaimplementowanie raportów monitorujących. Rejestruje niemalże wszystkie operacje dokonywane przez użytkownika w systemie, w tym miedzy innymi otwarcie dokumentu, zmiana indeksu itp. Moduł posiada też zaszytą funkcjonalność śledzenia tzw. „martwych ruchów” oraz możliwość „alertowania” o takim działaniu.
Integracje obiegu faktur z zewnętrznymi systemami finansowo-księgowymi
Elastyczność systemu umożliwia integrację z najbardziej popularnymi systemami finansowo- księgowymi. Ścieżka dwustronnej wymiany danych z dowolnym systemem ERP pozwala zautomatyzować przetwarzanie faktur i wyeliminować konieczność ponownego wprowadzania istniejących już danych. Zadekretowane faktury są automatycznie przekazywane do płatności. Informacja o ich realizacji również pojawi się w systemie.
Elektroniczne archiwum faktur
Wielopoziomowe zabezpieczenia archiwum pozwalają zdefiniować elastyczny model uprawnień i nadawać dostępy do dokumentów tylko osobom upoważnionym. System bezpiecznie przechowuje dokumenty pozwalając na szybki dostęp osobom uprawnionym.
Digital invoice management as a LOW-CODE application
Moduł elektronicznego obiegu faktur dostępny jest również jako gotowe rozwiązanie, nie wymagające analizy przedwdrożeniowej czy też dopasowanej konfiguracji.
The module of e-invoicing workflow is available as a ready to install application. It does not require any pre-implementation analysis nor customised configuration.
The ready to install with just one click application meets the needs of less complicated and advanced processes and is perfect for small teams.
Electronic invoice workflow system in your company.
Are interested in a soution? Our experts are at your disposal to find the best solutions for your needs.
Mantain your sustainable competitive advanatage with digital transformation.
Please, fill in the form and you will be offered a free consultation with a workflow system specialist.